5 conseils pour une mise en page de dossier efficace

La mise en page d’un dossier est une étape essentielle. Qu’il s’agisse d’un mémoire d’étude, d’un book de formation, d’un rapport d’activité ou d’un catalogue promotionnel, une mise en page efficace :

• incite les lecteurs à s’intéresser à votre document,
• maintient leur attention du début à la fin du document,
• permet une meilleure compréhension du contenu,
• favorise l’appropriation et la mémorisation des points clefs.

Pour toutes ces raisons, nous vous proposons ici 5 conseils pour créer une mise en page de dossier optimale.

1^er conseil pour une mise en page de dossier efficace : choisir les éléments graphiques

Vous avez rédigé sous Word les textes que vous souhaitez incorporer dans votre document, il s’agit maintenant de déterminer quels seront les principaux éléments graphiques qui viendront animer votre contenu rédactionnel.

• Tout d’abord, choisissez une ou deux polices maximum pour éviter d’apporter de la confusion à votre dossier. La police principale sera utilisée pour le corps du texte, une police secondaire peut-être choisie pour les titres. Ces polices devront être lisibles par tous facilement. Par conséquent, sauf exception, évitez les polices qui simulent l’écriture à la main (par exemple : Palace script ou Comic sans MS) ou exotiques (par exemple : playbill ou curl MZ). Par ailleurs, la police choisie pourra refléter l’esprit de votre contenu : si vous concevez un magazine, choisissez la police Time new roman qui rappelle les typographies de journaux.
• Optez pour une taille de police d’au moins 12 points pour le corps du texte pour assurer la lisibilité pour tous. Seules les mentions légales et les notes de bas de page pourront être rédigées en police de taille 8 ou 10.
• Sélectionner les parties du texte ou les mots clefs que vous souhaitez mettre en avant et optez pour une méthode de surlignage: gras, italiques, utilisation d’une couleur différente de la couleur du texte général. Ce faisant, vous ferez ressortir les idées principales et donnerez du rythme à votre document. Attention à la fois à ne pas surcharger votre texte, au risque de rebuter les lecteurs, et à conserver une mise en page cohérente tout au long de votre document.
• Si cela est pertinent, vous pouvez sélectionner deux ou trois symboles qui viendront marquer des rubriques ou des encadrés spécifiques. Par exemple, dans un book de formation, il peut être utile de créer des encadrés « pour aller plus loin » contenant des références bibliographiques. Dans ce cas, pourquoi ne pas choisir un pictogramme en forme de livre pour signaler ces encadrés ? Attention, ces rubriques ou encadrés doivent apparaître au moins deux fois pour justifier l’usage d’un symbole. S’il n’y en a qu’un, un titre bien rédigé sera largement suffisant.

 2^e conseil pour une mise en page de dossier efficace : sélectionner les illustrations

Afin de dynamiser la lecture, il est toujours utile d’insérer des illustrations en lien avec le propos. Il peut s’agir de dessins ou de photographies. Dans ce dernier cas, il est possible de choisir des photographies dans des banques de données libres de droits, comme shutterstock ou pixabay. Dans le cas d’un rapport d’activité, nous vous conseillons de préférer des photographies prises lors d’événements réels reflétant les activités de votre entreprise ou de votre association. En mettant en scène, les salariés, les clients ou les membres de la direction, vous appuierez votre propos et conserverez l’attention de vos lecteurs.

Les photos choisies doivent avoir des teintes similaires tout au long de la publication afin de participer à une mise en page de dossier cohérente. Elles doivent à la fois illustrer le contenu rédactionnel et venir ponctuer la lecture comme une respiration. Dans certains cas, en particulier lorsqu’il s’agit de photos représentant des événements professionnels vécus par l’entreprise, il peut être astucieux d’y ajouter une légende qui en précise la date et le titre. Ces légendes peuvent utiliser une police de taille plus réduite et être par exemple de couleur grise afin de ne pas prendre le pas sur le texte principal.

3^e conseil pour une mise en page de dossier efficace : aérer le document

Une mise en page de dossier réussie est une mise en page de dossier aérée ! Bien souvent, nous craignons les espaces blancs, sans texte ou sans photographie, alors que ce sont précisément ces marges, ces blancs de contours, ces sauts de ligne qui permettent aux lecteurs d’adopter un rythme de lecture agréable.

• Préférez plusieurs petits paragraphes de 5 lignes plutôt qu’un bloc de 20 ou 25 lignes. Ces paragraphes de taille réduite doivent être séparés les uns des autres par des sauts de ligne qui incitent à la respiration. La variation dans la longueur des paragraphes permet d’impulser un rythme à votre dossier et à conserver l’attention de vos lecteurs.
• Dans un rapport entreprise, thématisez les contenus en débutant chaque chapitre thématique par une page blanche à gauche, ainsi tous les débuts de chapitre et donc tous les titres qui contiennent les informations importantes se trouveront en page de droite. Le client ou le prospect qui ne ferait que feuilleter votre rapport ne pourrait pas échapper aux thématiques que vous y développer.
• N’oubliez pas de laisser des marges blanches tout autour de votre contenu: une mise en page de dossier est plus efficace lorsque le document contient davantage de pages mieux conçues que moins de pages pleines à craquer.

 4^e conseil pour une mise en page de dossier efficace : rythmer le contenu

• Structurez votre contenu en utilisant deux ou trois niveaux de titre. Chaque niveau de titre doit avoir une mise en forme spécifique qui est répétée tout au long du document, de façon à ce que le lecteur sache exactement où il en est de sa lecture.
• Les énumérations peuvent gagner à être présentées sous forme de listes de puces pour rendre immédiatement appréhendables une liste de résultats de vente, une variété de produits ou de lieux de vente par exemple.
• Une mise en page de dossier efficace peut également, si le contenu s’y prête, comprendre des encadrés. Ces encadrés peuvent être thématisés et signalés par des pictogrammes et/ou des aplats de couleurs. Attention à choisir des couleurs qui ne nuisent pas à la lisibilité du texte.
• Alternez textes et photos afin de laisser le temps aux lecteurs de s’imprégner des idées que vous développez. N’hésitez pas à disposer les photos et les textes de façon originale afin d’inciter le lecteur à suivre votre propos dans une mise en page de dossier élaborée.

 5^e conseil pour une mise en page de dossier efficace : rester mesuré

Si tous les éléments décrit ci-dessus : police de caractère, graisse de la police, encadré, niveaux de titres, illustrations, etc. peuvent participer à créer une mise en page de dossier efficace, il est essentiel de rester modéré et cohérent dans ces choix. Trop de couleurs différentes, des pictogrammes trop nombreux, des encadrés à chaque page ou des illustrations sans cohérence les unes avec les autres risquent de dérouter le lecteur.

Ainsi, au moment de l’impression d’un mémoire, nous vous conseillons d’opter pour une mise en page sobre qui attestera du sérieux de votre travail :

• Une police de caractère déclinée en trois tailles différentes pour les titres et une autre police pour le reste du corps du texte,
• quelques graphiques utilisant toujours la même gamme de couleurs,
• un texte rythmé par des sauts de ligne et des puces.

Parfois, quelques éléments simples mais cohérents et adaptés suffisent à créer une mise en page de dossier efficace.

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